Organiser un voyage scolaire : cadre général et modalités pratiques

Le Pôle Académique des Sorties Scolaires Avec Nuitées (PASSAN) est un service interdépartemental mutualisé à l'échelle académique, placé au sein de la DSDEN 05, qui a pour mission d'instruire les demandes d'autorisations des voyages scolaires de toutes les écoles publiques du 1er degré.

Présentation du Pôle Académique des Sorties Scolaires Avec Nuitées (PASSAN)

Situé à la Direction des Services Départementaux de l’Éducation Nationale (DSDEN) des Hautes-Alpes, le Pôle Académique des Sorties Scolaires Avec Nuitées (PASSAN) a en charge l'étude des demandes d'autorisation de voyage scolaire de toutes les écoles publiques du 1er degré (hors écoles privées, Instituts spécialisés de type IME, etc…) de l'Académie d'Aix-Marseille, ainsi que celles des écoles des autres académies du territoire national venant dans les 4 départements de l'Académie.

Temps forts dans le parcours scolaire de chaque enfant, les sorties et voyages scolaires favorisent l'acquisition de connaissances et de compétences, concourent à l'épanouissement des élèves et participent à leur ouverture au monde. En les confrontant au réel, les sorties et voyages scolaires permettent d'illustrer les enseignements scolaires, de les compléter et de leur donner du sens. Elles offrent aux élèves des moments partagés et une expérience sociale unique propices à la découverte d'un nouvel environnement naturel ou culturel et à la réalisation de projets collectifs. Elles privilégient les modes de transport les plus respectueux de l'environnement. Ainsi, tout élève, quel que soit son milieu social d'origine, doit pouvoir bénéficier d'au moins un voyage scolaire au cours de sa scolarité obligatoire. Par conséquent, les écoles et les établissements scolaires sont invités à encourager l'organisation de ces séjours.

A l'échelle académique, les voyages scolaires sont autorisés par l'Inspecteur d'Académie, Directeur Académique des Services de l’Éducation Nationale (IA-DASEN) des Hautes-Alpes. Après avoir vérifié que les conditions d'accueil et d'hébergement, d'encadrement, de transport, l’honorabilité des personnes hors EN et les activités pratiquées sont conformes à la réglementation en vigueur, l'IA-DASEN du département des Hautes-Alpes délivre, au terme de l'instruction des dossiers, suivant le cas, une autorisation ou un avis concernant ces demandes. L'autorisation est envoyée à l'IEN de la circonscription de l'école ayant fait la demande de voyage scolaire qui la transmet sous son couvert à l'école concernée.

Les voyages scolaires font l’objet d'une autorisation émise par l'autorité hiérarchique qui veille à ce que la demande soit conforme à la réglementation.

Pour l'organisation des voyages scolaires dans les écoles maternelles et élémentaires publiques de l'Académie d'Aix-Marseille :
 

 

    Le formulaire de demande d'autorisation d'un voyage scolaire

    Compléter et adresser le formulaire de demande d'autorisation d'un voyage scolaire à l'Inspecteur de l'Éducation Nationale de la circonscription dans les délais impartis suivants :

    • Territoire national : 4 semaines
    • Étranger : 6 semaines

    Ces délais ont un caractère IMPÉRATIF. Tout dossier transmis hors délais risque de ne pas être traité.

    La transmission des formulaires par voie dématérialisée est à privilégier.

    • 1 exemplaire du dossier complet par projet pédagogique pour un séjour dans les départements de l’académie
    • 2 exemplaires du dossier complet pour un séjour dans une autre académie que celle d’Aix-Marseille, ainsi qu’à l’étranger.

    Les Inspectrices et Inspecteurs de l’Éducation Nationale devront transmettre au PASSAN les dossiers reçus, dans les délais impartis, en totalité et revêtus de leur signature. Il est de leur responsabilité de faire connaître à l’école, le cas échéant, les remarques ou réserves qu’il pourraient être amenés à formuler dans leur avis.

    Les structures d'accueil et d'hébergement agréées Éducation Nationale

    Le catalogue national des structures d’accueil et d’hébergement (EDUSCOL) est un outil à la disposition des enseignants des écoles maternelles et élémentaires et des collèges qui recense l'ensemble des structures labellisées par le ministère chargé de l'éducation nationale pour l'accueil de voyages scolaires.

    Afin de faciliter l’organisation de voyages scolaires, le catalogue national des structures d’accueil et d’hébergement permet aux enseignants de localiser facilement et rapidement les structures d’accueil et d’hébergement adaptées à la mise en œuvre de leur projet pédagogique : trouver une structure d’accueil et d’hébergement pour votre prochain voyage scolaire en France

    Les enseignants conservent toutefois la possibilité de recourir à des structures ne figurant pas dans le catalogue national des structures d’accueil et d’hébergement, sous réserve que ces dernières remplissent les conditions de sécurité propres à l’accueil d’élèves mineurs.

    En attendant la complétude sur le site EDUSCOL du catalogue national des structures d'accueil et d'hébergement, vous trouverez ci dessous, à l'échelle académique les registres départementaux de ces établissements à jour auprès du PASSAN.

    Registre départemental des structures d'accueil et d'hébergement dans les Hautes-Alpes

    Registre départemental des structures d'accueil et d'hébergement dans les Alpes-de-Haute-Provence

    Registre départemental des structures d'accueil et d'hébergement dans le Vaucluse

    Registre départemental des structures d'accueil et d'hébergement dans les Bouches-du-Rhône

    La constitution de l'équipe d'encadrement lors d'un voyage scolaire

    Présence dans l'équipe d'encadrement d'une personne formée aux premiers secours

    Lors d’un voyage scolaire, la présence dans l’équipe d’encadrement d’une personne formée aux premiers secours est obligatoire sur le lieu d’hébergement, y compris la nuit, si aucun membre de la structure d’accueil ne l’est.

    Contrôle de l'honorabilité des accompagnateurs de voyages scolaires

    Par ailleurs, les accompagnateurs de voyages scolaires autres que les personnels de l’éducation nationale sont soumis à un contrôle d’honorabilité par interrogation du fichier judiciaire automatisé des auteurs des infractions sexuelles et violentes (FIJAISV), effectué par les services départementaux de l’éducation nationale (le PASSAN).

    Le recours à un intervenant extérieur pour l'encadrement des Activités Physiques et Sportives

    Pour les activités physiques et sportives nécessitant un encadrement renforcé (cf circulaire du 6 octobre 2017 relative à l'encadrement des APS) , vous devez impérativement choisir un ou des intervenants agréés. La procédure d'agrément est fonction du statut de l'intervenant. De manière générale, l'agrément est réputé obtenu dès lors que l'intervenant est un fonctionnaire agissant dans le cadre de son statut (professeur des écoles, professeur certifié ou agrégé d'EPS, éducateur territorial des activités physiques et sportives, conseiller territorial des activités physiques et sportives), ou un professionnel titulaire d'une carte professionnelle délivrée par le Service Départemental à la Jeunesse, à l'Engagement et aux Sports (SDJES) placé au sein des DSDEN.

    Si l'organisateur du voyage scolaire fait appel à des éducateurs sportifs titulaires d'une carte professionnelle en cours de validité, ces derniers sont réputés agréés pour intervenir sur le temps scolaire dans le cadre de l'activité concernée. Cette réputation d'agrément vaut pour la durée de validité de leur carte professionnelle ou la durée de validité de leur attestation de stagiaire et pour les seules activités qui y sont mentionnées. Avant l'intervention, ils doivent présenter au directeur d'école et à l'enseignant responsable du projet leur carte professionnelle valide les autorisant à enseigner l'activité concernée. La carte professionnelle peut faire l'objet d'une vérification en ligne sur le site prévu à cet effet (cf. supra : http://eapspublic.sports.gouv.fr/CarteProRecherche/Recherche).

    Concernant la procédure d'agrément des intervenants d'un autre statut que les éducateurs sportifs titulaires d'une carte professionnelle, se référer à la Circulaire interministérielle n°2017-116 du 6 octobre 2017 relative à l'encadrement des activités physiques et sportives .

    Fiches techniques d'aide à l'interprétation réglementaire de certaines APS

    fiche luge (à venir)

    fiche activités en raquette à neige (à venir)

    Les activités ne pouvant être pratiquées à l'école primaire

    Parce qu'elles ne sauraient être considérées comme des activités d'enseignement, certaines activités ne peuvent, en aucun cas, être pratiquées dans le cadre scolaire. Il en est ainsi des activités physiques et sportives faisant appel aux techniques de l'alpinisme, des sports mécaniques (cette interdiction ne vise pas les activités liées à l'éducation à la sécurité routière) de la spéléologie (classes III et IV), du tir avec armes à feu, des sports aériens, du canyoning, du rafting et de la nage en eau vive, de l'haltérophilie et de la musculation avec charges, de la baignade en milieu naturel non aménagé, de la randonnée en haute montagne ou aux abords des glaciers, de la pratique de l'escalade sur des voies de plusieurs longueurs ainsi que des activités de via ferrata.

     Financement d'un voyage scolaire

    Limiter au maximum la contribution financière des familles

    Dans un souci d'équité, la nouvelle circulaire du 13 juin 2023 relative à l'organisation des sorties et voyages scolaires précise que "Dans le cadre des sorties scolaires facultatives, lorsqu’une contribution financière est demandée aux familles, celle-ci doit être limitée et ne doit, en aucun cas, conduire à l’exclusion d’un élève pour des raisons financières".

    Le budget prévisionnel de la sortie scolaire doit être équilibré et détailler le montant des dépenses et recettes. Il indique expressément, pour les seules sorties scolaires facultatives, le montant fixe de la participation financière des familles, lequel ne peut être supérieur au coût de la sortie scolaire pour l’élève.

    D’aucune manière, le coût de la sortie scolaire des accompagnateurs ne peut être imputé, même indirectement, aux familles. C’est pourquoi, le budget prévisionnel précise indépendamment le coût du séjour des accompagnateurs et les ressources correspondantes.

    Lorsque des conditions tarifaires avantageuses sont accordées par un prestataire (remise à caractère commercial, par exemple), elles doivent bénéficier à l’ensemble des participants, et non concerner la seule part propre aux accompagnateurs, même si le prestataire le spécifie expressément.

    Préparer le budget prévisionnel

    La définition du budget prévisionnel d’une sortie scolaire requiert d’évaluer l’ensemble des dépenses et recettes liées au déplacement.

    En dépense, il s'agit d'évaluer le coût global de la sortie scolaire pour les élèves et les accompagnateurs qui comporte notamment les coûts suivants:

    • l'hébergement 
    • le coût du voyage et les déplacements internes au séjour
    • la restauration
    • les visites et activités pratiquées
    • la rémunération des intervenants extérieurs
    • les assurances d'annulation
    • les frais des accompagnateurs bénévoles. Ceux-ci sont exclusivement à la charge de l'organisateur du voyage scolaire donc ne peuvent être imputés ni aux familles ni à l'éducation nationale

    Construire et équilibrer le budget prévisionnel

    En recettes, afin de garantir l’accès de tous les élèves à la sortie scolaire et diminuer, autant que faire se peut, la charge financière supportée par les participants, un large éventail de sources de financement peut être recherché et mobilisé :

    • les contributions de la caisse des écoles
    • les contributions de la coopérative scolaire, des associations de parents d'élèves
    • le financement participatif via La Trousse à projets, plateforme de financement participatif dédiée aux projets pédagogiques de la maternelle au lycée créée à l’initiative du ministère
    • les apports d’entreprises privées, de fondations ou d’associations, dès lors qu’ils ne sont pas assortis d’une obligation publicitaire
    • les subventions attribuées par les collectivités territoriales (commune, département, région)
    • les crédits alloués par l’État

    Les aides et subventions à solliciter

     

    •  La Jeunesse Au Plein Air (JPA) : Aides au départ en classe de découverte
      en partenariat avec l’ANCV et Enfance &Montagne, la JPA soutient le départ en séjour scolaires portés par les établissements  en accordant des  aides pour , les classes découvertes et les séjours scolaires se déroulant en France et en Europe.  La demande se réalise pour la classe et les aides sont versées directement aux établissements scolaires.

    Les textes de références

    Consulter les textes de références :

     

    Mise à jour : décembre 2023