ENCADREMENT

I – ÉQUIPE DES ENSEIGNANTS RESPONSABLES DU VOYAGE SCOLAIRE

Nom-prénom des enseignants partants : Souligner nom de l’enseignant responsable (une ligne par classe)	Niveau de la classe : ex : CM1	Effectif de la classe	Effectif partant (Par classe) :	Téléphone portable (pendant le séjour)
TOTAL : même nombre d’élèves que celui des listes. *	*

Nombre de classes constituées sur le centre (si différents) : …………………. (Exemple : 3 classes de 25, 22 et 23 élèves)

II – PERSONNELS DE L’EDUCATION NATIONALE (Hors enseignants)

Qualité (AESH ou autre)	AESH1 AESH ind : ne compte pas dans l’effectif d’encadrement. (Pour rappel, l’autorisation de sa hiérarchie + l’accord de l’AESH sont à conserver par le directeur de l’école). Préciser si AESH ind. ou coll.	Noms – Prénoms	CLASSE	Observations (pour davantage d’informations, se référer en annexe2 fiche d’aide à la constitution d’un dossier)
Demande autorisation employeur :  Accordée  En cours de traitement  Pas encore réalisée

III – ACCOMPAGNATEURS AUTRES QUE LES PERSONNELS DE L’ÉDUCATION NATIONALE (par classe)

Nom	Prénom	Qualité (parent d’élève, ATSEM2 ATSEM : personnel comptabilisé dans le taux d’encadrement. , animateur de la structure …), ou qualification particulière	Présent pendant l'intégralité du séjour Oui – non	Présent pendant le transport oui - non
Aller	Retour
Classe 1
Classe 2
Classe 3

IV- ORGANISATION DU SUIVI SANITAIRE :

Un personnel de la structure d’accueil est formé aux gestes de premiers secours : □ Oui □ Non

Un accompagnateur du voyage scolaire est formé aux gestes de premiers secours : □ Oui □ Non

V – PERSONNELS ASSURANT L'ENCADREMENT SPÉCIFIQUE AUX ACTIVITÉS PHYSIQUES ET SPORTIVES

Noms – Prénoms	Qualification	Activité et rôle
Ski : noter seulement le nom de l’école de ski

VI – VÉRIFICATION DE L’HONORABILITÉ DES PERSONNELS HORS ÉDUCATION NATIONALE DANS LE CADRE D’UN VOYAGE SCOLAIRE

Pour chaque voyage scolaire, les accompagnateurs autres que les personnels de l’éducation nationale (parent d’élèves, intervenants extérieurs, personnel mis à disposition par la structure d’accueil, etc.) sont soumis à un contrôle d’honorabilité effectué par les agents habilités du service PASSAN par interrogation du fichier judiciaire nationale automatisé des auteurs d’infractions sexuelles ou violentes (FIJAIS).

L’orthographe des noms et prénoms ainsi que les dates de naissance doivent être rigoureusement renseignées afin de permettre le contrôle FIJAIS.

Merci de joindre une copie des cartes d’identités des personnels encadrants (hors EN) qui ne sont pas de nationalité française.

Nom d’usage	Nom de naissance (ou de jeune fille)	Prénom	Genre (H/F)	Date de naissance (../../….)	Lieu de naissance (Si né à l’étranger, précisez le pays)	Téléphone portable
CP ou pays)	VILLE (Paris et Lyon, préciser l’arrondissement)
Accompagnateurs vie collective et intervenants extérieurs autre que pour l’encadrement APS, exemple : intervenant théâtre, astronomie, musique, etc…
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Annexe

DOCUMENT TECHNIQUE D’AIDE A LA CONSTITUTION D’UN DOSSIER

A l’attention du directeur d’école

Ce document ne constitue pas une pièce du dossier, il ne fait pas l’objet d’une validation par l’autorité académique

1 – les fichiers à téléverser dans l’application SORTIES ET VOYAGES

Pour rappel, un vademecum en ligne est téléchargeable de sorte à guider pas à pas le directeur de l’école qui doit réaliser la déclaration du voyage scolaire sur la page académique du PASSAN à l’adresse suivante : https://www.ac-aix-marseille.fr/organiser-un-voyage-scolaire-cadre-general-et-modalites-pratiques-121876

Quatre documents sont à téléverser pour réaliser une déclaration complète, à savoir :

Le fichier transport :

TAUX à respecter (A/R, au cours du séjour) = taux groupe entier.

Fiche d’information sur le transport A/R

Si transports au cours du séjour durant le séjour

Copie du schéma de conduite avec cachet du transporteur

Attestation de prise en charge si le transport est organisé par une collectivité territoriale ou un centre d’accueil.

Attestation d’accord parental signée de l’enseignant pour lieu de rassemblement SI différent de l’école. (Annexe du dossier)

Bateau, péniche : si compagnie privée : permis de navigation et nom de la compagnie

Le fichier encadrement ;

Liste des accompagnateurs (identité complète obligatoire saisie avec soin pour la vérification du FIJAIS)

Intervenants extérieurs : Nom, prénom des personnes avec référence des qualifications (si activités sportives spécifiques : BE, ETAPS, ou attestation de qualification pour les bénévoles)

Ne pas joindre les copies de diplômes

Pour le Ski avec l’ESF : uniquement le nom de l’école de ski

Encadrement des activités physiques et sportives : cf. taux d’encadrement de la circulaire du 6 octobre 2017

La fiche budget :

Fiche budget complétée et budget équilibré

Le fichier organisation pédagogique :

Projet pédagogique respectant le format suivant :

1/présentation générale du projet

2/ Compétences et objectifs des programmes visées

3/ Lien entre les disciplines et évaluation du projet

Programme détaillé : emploi du temps, calendrier des activités

Tout autre document jugé utile par l’équipe organisatrice

Merci de vous assurer qu’une liste des élèves avec contact des responsables légaux soit fournie.

2- les fichiers collectés par le directeur de l’école (qui ne sont pas transmis par téléversement dans l’application)

Les autorisations :

Autorisations parentales

Autorisations nécessaires lorsqu’un personnel de l’établissement relevant d’un autre employeur participe au voyage scolaire (AESH, ATSEM, etc…) :

= = > Pour le personnel AESH : la demande d’autorisation est à adresser à :

(Pour les AESH dans le 13) : ce.dpne13-secretariat@ac-aix-marseille.fr

(Pour les AESH dans le 04, 05 et 84) : plateformeaesh@ac-aix-marseille.fr

Autorisations de sortie de territoire si le voyage scolaire a lieu dans un pays étranger accompagnées de la copie des titres d’identité des signataires (conservées par l’enseignant durant toute la durée de séjour).

Encadrement :

Le certificat de la personne de l’équipe d’encadrement formée aux premiers secours si aucun membre de la structure d’accueil et d’hébergement n’est formé aux premiers secours (L’enseignant, un animateur vie collective ou bien un personnel du centre ou encore un bénévole doit disposer du PSC1 ou de l’AFPS, BNS ou BNPS, personnels médicaux – sauf personnels paramédicaux)

L’autorisation de l’employeur de l’AESH à participer au voyage scolaire

Assurances : Les attestations d’assurances obligatoires

Attestation fortement recommandée pour les accompagnateurs concernant l’assurance responsabilité civile et assurance individuelle accidents corporels

Attestations d’assurance OBLIGATOIRES en responsabilité civile et assurance individuelle accidents corporels des élèves lors d’un voyage scolaire

Si le voyage scolaire est organisé par un autre organisme que l’école (municipalité, Intercommunalité, structures associatives et/ou privées), l’organisateur doit fournir à l’enseignant une attestation d’assurance en responsabilité civile.

Pour toute aide, le service PASSAN reste à votre disposition à l’adresse suivante : passan@ac-aix-marseille.frè