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Informations juridiques

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Le dossier de carrière du fonctionnaire

Les textes applicables

 

  •  Loi n°78-753 du 17 juillet 1978 portant diverses mesures d'amélioration des relations entre l'administration et le public et diverses dispositions d'ordre administratif, social et fiscal articles 2, 4, 6 I et II (RLR 104-9)
  • Loi n°83-634 du 13 juillet 1983 portant droits et obligations des fonctionnaires article 18 (RLR 610-0).
  • Ordonnance no 2004-178 du 20 février 2004 relative à la partie législative du Code du patrimoine articles L211-1 à L212-5 (RLR 109-0)
  • Décret n°79-1037 du 3 décembre 1979 relatif à la compétence des services d'archives publics et coopération entre les administrations pour la collecte, la conservation et la communication des archives publiques
  • Décret n°84-961 du 25 octobre 1984 relatif à la procédure disciplinaire concernant les fonctionnaires de l'Etat article 1er (RLR 610-7b)
  • Décret n°86-83 du 17 janvier 1986 relatif aux dispositions générales applicables aux agents non titulaires de l'Etat prises pour l'application de l'article 7 de la loi n°84-16 du 11 janvier 1984 portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique de l'Etat (RLR 615-0)
  • Décret n°2005-1755 du 30 décembre 2005 relatif à la liberté d'accès aux documents administratifs et à la réutilisation des informations publiques, pris pour l'application de la loi n°78-753 du 17 juillet 1978 chapitre II (RLR 104-9)
  • Circulaire FP n°1430 du 5 octobre 1981 d'application aux agents de l'Etat de la loi du 17 juillet 1978 relative à la liberté d'accès aux documents administratifs (RLR 104-9)
  • Circulaire Fonction publique FP/3 n°1821 du 20 octobre 1993 relative aux instructions pour le versement, le tri et la conservation des dossiers de personnel (RLR 109-1)
  • Circulaire n°1262 du 26 novembre 2007 relative aux dispositions générales applicables aux agents non titulaires de l'Etat (fonction-publique.gouv.fr)

 

 

Notion

 

Ce dossier constitue un document de référence important. C'est la mémoire de la carrière de l'agent. Hormis les règles de bonne gestion d'une carrière et excepté les interdictions posées par la loi, il existe peu de règles légales relatives à la composition du dossier. Le statut général prévoit simplement que «le dossier du fonctionnaire doit comporter toutes les pièces intéressant la situation administrative de l'intéressé, enregistrées, numérotées et classées sans discontinuité....

... Il ne peut être fait état dans le dossier d'un fonctionnaire, de même que dans tout document administratif, des opinions ou des activités politiques, syndicales, religieuses ou philosophiques de l'intéressé...».

 

Les principaux documents à classer et à conserver sont les diplômes, les pièces liées à l'état civil du fonctionnaire, les extraits de liste d'aptitude (à la suite de la réussite à un concours, notamment), les arrêtés de nomination, de titularisation et de reclassement, les décisions d'affectation, la notation et les appréciations afférentes, les arrêtés de promotion et de position (mise en disponibilité, détachement...), les actes liés à la formation professionnelle (attestations de stage) et les arrêtés infligeant une sanction disciplinaire (en dehors des sanctions amnistiées).

 

 

Les garanties à respecter

 

La composition du dossier administratif de l'agent doit offrir une garantie d'intangibilité : d'autres documents ne doivent absolument pas figurer dans ce dossier (et dans aucun autre). Il s'agit, en premier lieu, de ce qui a trait aux protections statutaires (notamment la liberté d'opinion), qui interdisent que le dossier fasse mention des opinions politiques, syndicales, philosophiques ou religieuses et des activités en relation avec elles. Ainsi est-il interdit de diffuser un questionnaire d'embauche dont certains points abordent ces sujets et encore moins de le conserver dans un dossier. De même on ne doit trouver dans aucun dossier mention d'actions de grève de la part d'un fonctionnaire.

 

Le respect de la vie privée constitue une autre garantie, et le dossier ne peut non plus comporter de telles observations, sauf si celles-ci sont constatées dans l'exercice des fonctions ou de nature à compromette le bon fonctionnement du service. Par exemple, l'attribution du supplément familial de traitement nécessite de la part du fonctionnaire demandeur qu'il fournisse des éléments sur le nombre d'enfants à sa charge (livret de famille, attestation de concubinage...). Ces documents doivent être classés dans son dossier administratif.

 

En outre, le secret médical impose que le dossier ne comporte que les conclusions et les conséquences administratives de la situation médicale de l'intéressé. Un dossier médical existe également: il est conservé par le médecin, qui ne peut le communiquer aux personnes étrangères à son service ou à une autre administration. Ces pièces sont couvertes par le secret médical. Seul un autre médecin pourrait en avoir communication. Au dossier administratif proprement dit est adjoint un dossier paye qui renferme essentiellement le double de la fiche de paie adressée à l'agent et des pièces justificatives en vue d'un remboursement (frais de déplacement, prestations d'action sociale).

 

Les différentes pièces du dossier doivent être classées, enregistrées et numérotées. Aucun texte ne donnant davantage de précision, chaque administration organise les dossiers de ses fonctionnaires à sa façon. Certaines adoptent la chronologie pure et simple. De ce fait, le premier document (la lettre de candidature, par exemple, ou la vacance d'emploi) doit porter le numéro un et ainsi de suite jusqu'au dernier acte de la carrière du fonctionnaire (l'arrêté de mise à la retraite par exemple). D'autres administrations classent les documents de façon chronologique, mais par rubrique (état civil, embauche, avancement...). Ce qui compte c'est que le dossier offre une garantie d'intangibilité, c'est-à-dire que la hiérarchie ne puisse pas, à loisir et à l'insu de l'agent retirer ou ajouter des pièces.

 

 

Le fonctionnaire doit pouvoir consulter son dossier

 

Le fonctionnaire dispose du droit de venir consulter son dossier individuel sans avoir à donner de motif pour le faire. En outre, l'article 65 de la loi du 22 avril 1905 dispose que: «tous les fonctionnaires [...] ont droit à la communication personnelle et confidentielle de toutes les notes, feuilles signalétiques et tous autres documents composant leur dossier soit avant d'être l'objet de mesure disciplinaire ou d'un déplacement d'office, soit avant d'être retardés dans leur avancement à l'ancienneté.»

 

Il doit même y être invité en cas d'action disciplinaire intentée à son encontre, faute de quoi cette procédure pourrait être annulée par les tribunaux. Cette invitation est étendue à toute mesure prise en considération de la personne de l'agent. En matière disciplinaire, il peut se faire accompagner de défenseurs de son choix (un collègue, un syndicaliste, un avocat...). Il peut aussi inviter un ou des représentants de la commission administrative paritaire à l'accompagner pour consulter son dossier préalablement à une demande d'avancement, de temps partiel ou de formation...

 

En dehors de ces possibilités, les tiers n'ont pas accès au dossier. Il appartient au chef de service de prendre toutes dispositions afin que le nombre de fonctionnaires ayant accès aux dossiers soit contrôlé avec précision.

 

Les fonctionnaires qui ont accès aux dossiers sont tenus par le devoir de discrétion professionnelle (gestionnaires ; personnels assurant la défense de l'agent), voire au secret professionnel (médecins...).

 

Lorsque le fonctionnaire cesse son activité, son dossier administratif doit être archivé et nul ne peut y avoir accès (à part lui-même et les personnes habilitées) avant cent vingt ans, à compter de la date de naissance de l'agent en cause.

 

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